Hohe Fehlzeiten sind für Führungskräfte eine Herausforderung – nicht nur, weil sie Planung und Produktivität erschweren, sondern auch, weil sie Hinweise auf tieferliegende Ursachen geben können. Mitarbeitende, die häufig fehlen, senden Signale: Überlastung, Konflikte, fehlende Bindung oder private Belastungen.
Die entscheidende Frage lautet: Wie reagiert man richtig – klar, professionell und ohne Misstrauen aufzubauen?
Dieser Leitfaden zeigt, wie Führungskräfte empathisch, lösungsorientiert und gleichzeitig verantwortungsvoll handeln – und wie eine gute Gesprächs- und Führungskultur Fehlzeiten langfristig reduziert.
Fehlzeiten als Führungsthema verstehen
Fehlzeiten sind kein persönliches Versagen. Sie sind ein Spiegel für Arbeitsbedingungen, Teamklima und Führungskultur.
Bevor man über Zahlen spricht, ist eines wichtig: Krankheit gehört zum Arbeitsleben.
Entscheidend ist nicht, dass jemand fehlt – sondern wie das Unternehmen und die Führungskraft damit umgehen.
Führungskräfte haben hier eine Schlüsselrolle: Sie schaffen Rahmenbedingungen, die Gesundheit fördern, Belastung früh sichtbar machen und Transparenz ermöglichen – ohne jemanden unter Druck zu setzen.
Praxis-Tipp:
Stellen Sie sich regelmäßig die Frage:
👉 „Wie geht es meinem Team gerade?“
nicht
👉 „Warum fehlt jemand so oft?“
Dieser Perspektivwechsel verändert Kultur – weg von Kontrolle, hin zu Fürsorge und Verantwortung.
Vertrauen als Grundlage – nicht Kontrolle
Wenn Fehlzeiten steigen, entsteht schnell der Impuls, „genauer hinzuschauen“. Doch reine Kontrolle erzeugt Distanz – und zerstört das wichtigste Fundament guter Zusammenarbeit: Vertrauen.
Ein Verdacht auf Krankfeiern ist selten belegbar und fast immer kontraproduktiv. Mitarbeitende spüren, wenn Nachfragen misstrauisch gemeint sind. Das Ergebnis: Rückzug, Unsicherheit und Frustration.
Gespräch statt Gerücht
Der richtige Weg ist immer: das direkte Gespräch, wertschätzend und ohne Vorwürfe.
Beispiel für einen Einstieg:
„Mir ist aufgefallen, dass Sie in letzter Zeit häufiger gefehlt haben. Wie geht es Ihnen aktuell?“
So entsteht ein Raum, in dem Ursachen angesprochen werden können – ob Überlastung, familiäre Probleme oder gesundheitliche Einschränkungen.
Fehlzeiten im Mitarbeitergespräch ansprechen
Das Mitarbeitergespräch ist das wichtigste Werkzeug, um Fehlzeiten zu verstehen und Veränderungen einzuleiten.
Es geht nicht um Rechtfertigungen, sondern um Klarheit, Vertrauen und gemeinsame Lösungen.
So bereiten Sie das Gespräch vor
- Genügend Zeit einplanen und eine ruhige Atmosphäre schaffen.
- Nur beobachtbare Fakten ansprechen – keine Interpretationen.
- Keine Vergleiche mit anderen Mitarbeitenden.
Gesprächsleitfaden für Führungskräfte (4 Schritte)
- Beobachtung formulieren:
„Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Monaten häufiger gefehlt haben.“ - Wirkung beschreiben:
„Das bedeutet zusätzliche Belastung für das Team.“ - Interesse zeigen:
„Wie geht es Ihnen damit?“ - Lösung suchen:
„Was können wir gemeinsam tun, um die Situation zu verbessern?“
Häufige Fehler vermeiden
- Keine medizinischen Fragen stellen.
- Keine Mutmaßungen oder Unterstellungen.
- Kein moralischer Tonfall („Sie sind ja oft krank …“).
Überlastung im Team erkennen und vorbeugen
Wenn einzelne häufiger ausfallen, steigt automatisch die Belastung der übrigen Teammitglieder.
Das Risiko: Unmut, Erschöpfung und im schlimmsten Fall weitere Fehlzeiten.
Gute Führung heißt, solche Dynamiken früh zu erkennen und offen anzusprechen:
„Ich weiß, dass die Situation herausfordernd ist. Wir versuchen, die Aufgaben fair zu verteilen.“
Setzen Sie klare Prioritäten, planen Sie vorausschauend und zeigen Sie echte Wertschätzung für Mitarbeitende, die kurzfristig einspringen.
Das ist eines der stärksten Bindungsinstrumente.
Eine offene Kultur im Umgang mit Krankheit schaffen
Fehlzeiten werden oft tabuisiert – aus Angst vor Bewertung oder Konsequenzen.
Doch Schweigen verschärft Unsicherheit und fördert Fehlentwicklungen.
Führungskräfte können die Kultur aktiv beeinflussen, indem sie Krankheit und Belastung enttabuisieren und offen ansprechen.
Absentismus und Präsentismus vorbeugen
Absentismus = wiederkehrende Fehlzeiten ohne klare medizinische Notwendigkeit, oft durch Konflikte oder Demotivation.
Präsentismus = krank zur Arbeit kommen aus Pflichtgefühl oder Angst.
Beides entsteht durch fehlende Offenheit – und ist ein Warnsignal für Kultur und Führung.
Führung bedeutet Fürsorge
Regelmäßige Check-ins („Wie geht es Ihnen?“) ohne Anlass.
Feedbackgespräche auch über Belastung, nicht nur über Leistung.
Vorbildverhalten: Wer selbst offen mit Stress und Erholung umgeht, gibt dem Team die Erlaubnis, dasselbe zu tun.
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Mit der Fehlzeitenmanagement-Software der staff-gruppe.de erkennen Sie Trends und Muster frühzeitig – und können Gespräche gezielt vorbereiten, ohne den menschlichen Aspekt aus dem Blick zu verlieren.
Menschlich führen – und Verantwortung übernehmen
Fehlzeiten sind nie nur ein HR-Thema.
Sie sind ein Indikator für Führung, Teamklima und Organisationsgesundheit.
Führungskräfte, die empathisch nachfragen, Fehlzeiten klar ansprechen und Belastung ernst nehmen, stärken Vertrauen, Zusammenarbeit und Gesundheit.
Sie übernehmen Verantwortung für Menschen – nicht nur für Kennzahlen.
Eine Kultur der Offenheit und Fürsorge senkt Fehlzeiten nachhaltig.
Und sie schafft ein Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende gerne bleiben.
