Eine gezielte Analyse des Krankenstands ist der Schlüssel, um Ursachen zu erkennen und wirksame Maßnahmen ableiten zu können. Dabei reicht es nicht, nur die Gesamtquote zu betrachten.
Fehlzeiten ansprechen – ohne Misstrauen zu erzeugen
Fehlzeiten gehören zum Arbeitsalltag. Doch sobald ein Mitarbeiter häufiger fehlt, stehen Führungskräfte vor einer heiklen Aufgabe: Wie spreche ich das an, ohne Druck aufzubauen oder Misstrauen zu erzeugen?
Viele Fehlzeitengespräche verlaufen angespannt – oft, weil sie zu spät geführt werden oder mit Vorwürfen beginnen.
Tatsächlich hilft das Gegenteil: frühe, sachliche und respektvolle Kommunikation, die Ursachen verstehen will, statt sie zu unterstellen.
Ziel ist nicht Kontrolle.
Ziel ist Klarheit, Stabilität und Vertrauen.
Entscheidend ist, verschiedene Kennzahlen, Muster und Einflussfaktoren systematisch auszuwerten – unterstützt durch passende Tools und Softwarelösungen.
Warum das Gespräch so wichtig ist
Die Grundkennzahl, die den Anteil der krankheitsbedingten Fehltage an den Gesamtarbeitstagen angibt.
Häufige oder wiederkehrende Fehlzeiten können viele Ursachen haben: gesundheitliche Themen, Überlastung, familiäre Belastungen, Teamkonflikte oder fehlende Bindung.
Ohne ein Gespräch bleiben diese Gründe im Dunkeln – das Risiko ist groß, dass sich Muster verfestigen.
Ein gut geführtes Gespräch hilft:
- Ursachen zu verstehen (gesundheitlich, organisatorisch, strukturell)
- Missverständnisse im Team zu vermeiden
- Vertrauen und Verlässlichkeit zu stärken
- rechtzeitig Unterstützung oder Entlastung einzuleiten
Führung bedeutet: nicht warten, bis es eskaliert – sondern ansprechen, solange es lösbar ist.
Vorbereitung: Haltung vor Argumenten
Der wichtigste Faktor ist nicht das Gespräch selbst, sondern die Haltung.
Gehe nicht mit Vorwürfen ins Gespräch – sondern mit echtem Interesse und professioneller Neutralität.
Fragen zur Vorbereitung:
- Habe ich beobachtbare Fakten, keine Vermutungen?
- Kenne ich den Fehlzeitenverlauf (z. B. über das Fehlzeitenmanagement-System)?
- Wie zeige ich, dass mir der Mensch wichtiger ist als die Zahl?
- Was ist mein Ziel? Verständnis? Entlastung? Struktur?
CTA:
Der Gesprächseinstieg: Wertschätzend und klar
Ein gutes Fehlzeitengespräch beginnt nie mit Druck.
Vermeide Formulierungen wie:
„Sie fehlen zu oft.“
„Das geht so nicht.“
Besser ist ein neutraler, offener Einstieg:
„Mir ist aufgefallen, dass Sie in letzter Zeit häufiger gefehlt haben. Ich möchte verstehen, woran das liegt – und wie wir Sie unterstützen können.“
Diese Formulierung vermittelt:
- Interesse statt Kontrolle
- Verantwortung statt Urteil
- Gesprächsbereitschaft statt Konfrontation
Aktives Zuhören und Ursachen verstehen
Wenn der Mitarbeiter spricht, gilt: zuhören, nicht interpretieren.
Mögliche Ursachenbereiche:
- gesundheitliche Belastungen (akut oder chronisch)
- familiäre oder persönliche Herausforderungen
- organisatorische Probleme oder Überlastung
- Konflikte im Team
- fehlende Anerkennung, Unter- oder Überforderung
Fehlzeiten sind selten nur „medizinisch“ – sie sind fast immer ein Organisationssignal.
Lösungen finden – statt Schuld zu suchen
Das Gespräch dient nicht der Bewertung, sondern der Stabilisierung.
Beispielhafte Fragen:
- „Was würde Ihnen helfen, langfristig stabiler arbeiten zu können?“
- „Gibt es Aspekte im Arbeitsalltag, die wir verbessern können?“
- „Wie kann ich Sie unterstützen, damit Sie gesund bleiben?“
Wenn Belastungen bestehen, können BGM-Maßnahmen, strukturelle Anpassungen oder flexible Modelle sinnvoll sein.
Auch hier kann eure Software unterstützen – durch Transparenz über Muster und Entwicklungen.
Typische Fehler im Fehlzeitengespräch
- Vorwürfe machen → führt zu Abwehr, Rechtfertigung, Misstrauen
- Auf Zahlen fixieren → blendet individuelle Ursachen aus
- Unklare Absprachen → führt zu Unsicherheit, Frust und mangelnder Verbindlichkeit
Besser:
- empathisch starten
- Ursachen erfragen
- Unterstützung anbieten
- Follow-up vereinbaren (z. B. in 4 Wochen)
Nachbereitung und Follow-up
Ein Fehlzeitengespräch endet nicht mit dem Termin.
Plane bewusst ein Follow-up. Das zeigt:
- Ich nehme dich ernst.
- Ich begleite den Prozess.
- Wir lassen das Thema nicht „verpuffen“.
Folgegespräche schaffen Verbindlichkeit und Vertrauen.
Zusammenhang zu Unternehmenskultur & Vertrauen
Der Umgang mit Fehlzeiten ist ein direkter Spiegel der Kultur:
- Wird offen über Belastung gesprochen?
- Dürfen Mitarbeitende ehrlich sein, ohne Nachteile zu fürchten?
- Zeigt die Führung echtes Interesse am Menschen – nicht nur am Output?
Unternehmen, die Fehlzeitengespräche professionell und wertschätzend führen, reduzieren langfristig Fehlzeiten durch Kultur und Loyalität nicht durch Druck.
Absentismus und psychische Belastung erkennen
Manchmal ist das Thema nicht das „Fehlen“, sondern die innere Distanz – eine Form des Absentismus.
Typische Signale:
- wiederkehrende Kurzzeiterkrankungen
- sinkende Motivation oder Engagement
- Rückzug aus Teamprozessen
- emotionale Erschöpfung
Hier gilt:
Nicht Kontrolle, sondern Verständnis ist die Lösung.
Führungskräfte, die solche Muster früh erkennen, können mit Gesprächen, Anerkennung, Arbeitsorganisation und Entlastung gegensteuern.
Fazit: Fehlzeiten ansprechen heißt Beziehung gestalten
Gesamtüberblick über Entwicklungen und Auffälligkeiten im Zeitverlauf.
Ein Fehlzeitengespräch ist keine Disziplinarmaßnahme – es ist ein Führungsinstrument.
Es schafft Klarheit.
Es schafft Vertrauen.
Es schafft Lösungsmöglichkeiten, bevor Probleme eskalieren.
Wer respektvoll und klar über Fehlzeiten spricht, stärkt die Beziehung –
und genau das ist die Grundlage einer gesunden Unternehmenskultur.
Fazit
Fehlzeiten ansprechen heißt Beziehung gestalten
Ein Fehlzeitengespräch ist keine Disziplinarmaßnahme – es ist ein Führungsinstrument.
Es schafft Klarheit.
Es schafft Vertrauen.
Es schafft Lösungsmöglichkeiten, bevor Probleme eskalieren.
Wer respektvoll und klar über Fehlzeiten spricht, stärkt die Beziehung –
und genau das ist die Grundlage einer gesunden Unternehmenskultur.
Mit der Fehlzeitenmanagement-Software der staff-gruppe.de erkennen Führungskräfte frühzeitig Auffälligkeiten und bereiten Gespräche faktenbasiert vor – für mehr Klarheit, weniger Missverständnisse und gesündere Teams.
