Wenn Fehlzeiten zur Belastungsprobe werden
In jedem Unternehmen gibt es Phasen, in denen Mitarbeitende krankheitsbedingt ausfallen.
Für Teams bedeutet das: mehr Arbeit, mehr Druck – und oft auch mehr Frust.
Führungskräfte stehen dann vor einer doppelten Herausforderung:
Sie müssen die Arbeitsfähigkeit des Teams sichern, ohne die verbleibenden Mitarbeitenden zu überlasten – und gleichzeitig empathisch für die erkrankten Kollegen bleiben.
Dieser Artikel zeigt, wie du als Führungskraft strukturiert, menschlich und nachhaltig mit solchen Situationen umgehst.
Überlastung früh erkennen
Überlastung kommt selten plötzlich. Sie kündigt sich an – man muss die Signale nur wahrnehmen:
- Häufige Überstunden, Pausenausfälle
- Gereizte Stimmung, sinkende Teamenergie
- Zunehmende Fehler oder Rückzug einzelner
- Häufige Kurzkrankheiten
Frühes Gegensteuern gelingt durch Aufmerksamkeit und regelmäßige Gespräche.
Tipp:
Nutze ein digitales Fehlzeiten- und Anwesenheitsmanagement, um Ausfälle und Zusatzbelastungen transparent sichtbar zu machen.
Aufgaben priorisieren – nicht einfach verteilen
Der häufigste Fehler im Krankheitsfall:
Die Arbeit wird einfach auf die anderen verteilt.
Kurzfristig funktioniert das – langfristig führt es fast sicher zur Überforderung.
Besser:
- Aufgaben nach Relevanz priorisieren
- Bewusst entscheiden, was jetzt wichtig ist – und was warten kann
- Mit dem Team abstimmen, wie die Lage realistisch zu bewältigen ist
- Unkritische Aufgaben konsequent verschieben
Gute Führung bedeutet nicht, alles zu schaffen –
sondern zu wissen, was gerade zählt.
Transparente Kommunikation – nach innen und außen
Fehlzeiten sind auch eine kommunikative Herausforderung.
Teams müssen verstehen, warum sich die Belastung verändert – ohne dass Schuld, Druck oder Misstrauen entstehen.
So gelingt das:
- Offene, wertschätzende Team-Ansprache:
„Wir haben aktuell Engpässe, das betrifft uns alle – und ich möchte darauf achten, dass niemand überlastet wird.“ - Keine Spekulationen über Krankheitsgründe
- Kunden ehrlich informieren, wenn Termine sich verschieben können
Transparenz schafft Vertrauen – intern wie extern.
Führung mit Augenmaß: Unterstützen statt antreiben
In Engpasssituationen brauchen Teams Führungskräfte, die entlasten, nicht antreiben.
Das bedeutet:
- realistische Ziele setzen
- Belastung individuell besprechen
- Erfolge sichtbar machen („Ich sehe, was ihr hier gerade leistet.“)
- Unterstützung anbieten – z. B. flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Priorisierungshilfe
Achtung:
Dauerstress ist einer der häufigsten Treiber für Absentismus und steigende Fehlzeiten.
Wer heute Druck reduziert, verhindert morgen Ausfälle.
Teamzusammenhalt stärken
Fehlzeiten können Teams belasten – oder zusammenschweißen.
Das hängt von der Führung ab.
Hilfreich sind:
- Gemeinsame Abstimmungen zur Aufgabenverteilung
- Anerkennung für Zusatzleistungen
- „Wir“-Kommunikation statt Einzelappelle
Teams, die sich gegenseitig stützen, kommen besser durch herausfordernde Phasen.
Und: Wer sich gesehen fühlt, bleibt motiviert – auch bei Mehrarbeit.
Grenzen erkennen – und Hilfe holen
Nicht jede Situation lässt sich im Team lösen.
Bei Langzeiterkrankungen, wiederkehrenden Ausfällen oder hoher psychischer Belastung sollte die Führungskraft frühzeitig Unterstützung einbinden:- HR / Personalentwicklung
- Betriebsrat
- Externe Unterstützung (z. B. BGM, psychologische Beratung)
Botschaft an das Team:
Wir kümmern uns gemeinsam – niemand bleibt allein.Das reduziert Druck und stärkt Sicherheit.
Prävention durch gesunde Unternehmenskultur
Langfristig entsteht Stabilität nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch Kultur.
Bausteine einer präventiven, gesunden Kultur:
- regelmäßige Team-Check-ins
- offene Feedbackrunden zu Arbeitsbelastung
- geschulte Führungskräfte im Umgang mit Stress und Fehlzeiten
- Förderung mentaler Gesundheit durch Programme, Workshops oder flexible Modelle
Technische Unterstützung nutzen
Digitale Tools – wie unsere Software – helfen, Überlastung früh zu erkennen und gezielt gegenzusteuern:
- Transparente Erfassung von Fehlzeiten
- Darstellung von Vertretungsbedarf
- Frühwarnsysteme für hohe Auslastung
- Datenbasierte Vorbereitung für Team- und Mitarbeitergespräche
Führung wird damit nicht nur menschlich, sondern auch messbar und effizient.
Fazit
Führung heißt Fürsorge
Fehlzeiten sind unvermeidlich – Überlastung ist es nicht.
Gute Führung zeigt sich nicht daran, wie man Leistung steigert,
sondern wie man Menschen schützt, damit sie leistungsfähig bleiben.
Wer Fehlzeiten klug managt, schützt:
- die Gesundheit der Mitarbeitenden
- die Stabilität des Teams
- und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens
Führung bedeutet: sehen, zuhören, handeln – bevor Belastung zur Krise wird.
Mit unseren digitalen Tools erkennen Sie Belastungsspitzen frühzeitig, planen Vertretungen effizient und behalten die Teamgesundheit im Blick.
